Datenschutzrechtliche Bedingungen

Enthält eine E-Mail außer den Namen und E-Mail-Adressen der Beteiligten keine weiteren personenbezogenen Daten, sind etwa Terminkoordination, Einladungen, Veranstaltungsorganisation und allgemeine Auskünfte im dienstlichen Rahmen möglich. Nutzen Sie bei mehreren externen Empfängern nach Möglichkeit das Bcc-Feld.

Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern und Beschäftigten dürfen nur verarbeitet werden, soweit eine einschlägige Rechtsgrundlage besteht und dies für die jeweilige dienstliche Aufgabe erforderlich ist. Auch Anhänge unterliegen diesen Vorgaben.

Für Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DS-GVO und Personalaktendaten gilt ein besonders hoher Schutz. Der reguläre Versand per dienstlicher E-Mail ist nach den veröffentlichten Bedingungen ausgeschlossen.

Werden besonders geschützte Daten unaufgefordert übersandt, soll der Absender darüber informiert werden, dass eine weitere Kommunikation auf diesem Weg grundsätzlich unzulässig ist. Gegebenenfalls sind ein persönliches Gespräch oder der Postweg zu nutzen; die E-Mail ist nach den veröffentlichten Vorgaben zu löschen.

Eine ausnahmsweise zulässige Verarbeitung kann auf einer wirksamen Einwilligung beruhen. Bei besonders geschützten Daten muss diese ausdrücklich erfolgen. Für Minderjährige gelten zusätzliche Anforderungen; in der Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern und Eltern sollte dieser Weg nur auf deren Wunsch gewählt werden.

Die Verwendung privater Endgeräte ist nur unter den Voraussetzungen der E-Mail-Richtlinie zulässig. Welche personenbezogenen Schülerdaten auf diesen Geräten verarbeitet werden dürfen, ergibt sich aus den einschlägigen Bestimmungen der SchulDSVO. Die Nutzung ist der Schulleitung vorab anzuzeigen.