Grundlegende Funktionen
Wann und wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?
Bei längerer Abwesenheit, etwa Urlaub, Klassenfahrt oder Krankheit, können Sie eine automatische Abwesenheitsmeldung einrichten. Die Einrichtung ist im Anwenderhandbuch beschrieben.
Kann ich auf das Poststellen- oder Schulleitungspostfach zugreifen?
Ja, sofern Ihnen in der Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) die entsprechende Berechtigung zugewiesen wurde. Anschließend wird das Postfach über die Schul-ID Hessen als Kachel angeboten.
Registrierung und Anmeldung
Ich habe meine Zugangsdaten verloren oder vergessen. Was kann ich tun?
Für das E-Mail-Postfach gibt es keine gesonderten Zugangsdaten. Die Anmeldung erfolgt über die Schul-ID Hessen. Informationen zur Kennwortrücksetzung finden Sie unter schulid.schulehessen.de.
Wie beantrage ich ein Funktionspostfach?
Die verfügbaren Postfächer werden über die LUSD aktiviert und den berechtigten Personen zugewiesen. Welche Postfächer vorgesehen sind und welche Besonderheiten gelten, erfahren Sie auf der Seite zu Funktionspostfächern.
Technische Voraussetzungen
Ist der Zugriff nur aus dem Schulverwaltungsnetz möglich?
Nein. Über die Schul-ID Hessen ist der Zugriff im Browser unabhängig von Standort, Netz und Endgerät möglich.
Kann ich das Konto in Outlook, Thunderbird oder eine Smartphone-Mail-App einbinden?
Nein. Die Einbindung in lokale E-Mail-Programme ist nach den veröffentlichten Datenschutzvorgaben nicht möglich. Der Zugriff erfolgt über die Browseranwendung.
Wie viel Speicherplatz steht zur Verfügung und wie groß dürfen Anhänge sein?
Nach den veröffentlichten FAQ stehen 1 GB Postfachspeicher zur Verfügung. E-Mails einschließlich Anhängen dürfen maximal 25 MB groß sein.
Nutzungsvorgaben
Muss ich die dienstliche E-Mail-Adresse verwenden?
Für den berechtigten Personenkreis besteht grundsätzlich eine Nutzungspflicht. Das Postfach ist regelmäßig abzurufen. An planmäßig unterrichtsfreien Tagen, während der Ferien oder bei Sonderurlaub besteht laut FAQ keine entsprechende Abrufpflicht.
Darf ich die Adresse privat nutzen?
Nein. Die private Nutzung ist ausgeschlossen. Eine Registrierung bei externen Angeboten für dienstliche Zwecke ist grundsätzlich möglich; die datenschutzrechtlichen Vorgaben bleiben zu beachten.
Darf ich mit Eltern und Schülerinnen und Schülern per E-Mail kommunizieren?
Ja, soweit dies dienstlichen Zwecken dient und die einschlägigen Datenschutzregelungen eingehalten werden. Besonders sensible Daten dürfen grundsätzlich nicht auf diesem Weg versendet werden. Datenschutzhinweise ansehen.
Darf ich eine bereits vorhandene Schul- oder Schulträgeradresse weiterverwenden?
Die Nutzung anderer E-Mail-Konten kann weiterhin zulässig sein. Die vorgeschriebene Nutzung des Landespostfachs wird dadurch für verpflichtete Landesbeschäftigte jedoch nicht ersetzt.
Ist die Nutzung mit einem privaten Endgerät erlaubt?
Ja, sofern die Nutzung der Schulleitung vorab angezeigt wurde und die Anforderungen der E-Mail-Richtlinie beachtet werden.
Wer erhält eine personalisierte dienstliche E-Mail-Adresse?
Grundsätzlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes Hessen an öffentlichen hessischen Schulen. Für Personen anderer Arbeitgeber, etwa Schulträgerpersonal, bestehen gesonderte Antragsverfahren. VSS-Kräfte und weitere Externe sind laut veröffentlichtem FAQ nicht automatisch anspruchsberechtigt.
Darf ich dienstliche Nachrichten automatisch weiterleiten?
Automatische Weiterleitungen sind nur unter bestimmten Vorgaben zulässig. Fragen Sie hierzu den Helpdesk. Für manuelle Weiterleitungen gelten die datenschutzrechtlichen Anforderungen. Eine Weiterleitung auf eine private Adresse ist nicht pauschal erlaubt.
Welche Angaben gehören in die E-Mail-Signatur?
Im elektronischen Geschäftsverkehr sind mindestens der Name der unterzeichnenden Person und die Dienststelle anzugeben. Weitere Kontaktdaten sind empfehlenswert.
Persönliche Daten und Beschäftigungsverhältnis
Mein Name oder meine Adresse hat sich geändert. Was muss ich tun?
Informieren Sie Ihre personalverwaltende Dienststelle (in der Regel das Staatliche Schulamt oder die Lehrkräfteakademie) schriftlich und reichen Sie gegebenenfalls geeignete Nachweise ein. Die Änderung wird aus den Personaldaten in die E-Mail-Adresse übernommen.
Wie kann ich falsche Kontaktdaten korrigieren?
Wenden Sie sich an die personalverwaltende Dienststelle. Auch die Schulleitung kann nach den veröffentlichten FAQ über die LUSD eine Änderung beantragen.
Was geschieht bei längerer Abwesenheit?
Das Konto bleibt bei vielen Formen der Abwesenheit grundsätzlich aktiv. Bei bestimmten Beurlaubungen ohne Bezüge kann es zunächst deaktiviert und nach drei Monaten gelöscht werden. Richten Sie gegebenenfalls eine Abwesenheitsmeldung ein.
Was passiert, wenn mein Arbeitsverhältnis endet?
Das Konto wird in der Regel am Tag nach dem Ausscheiden deaktiviert. Bei Rückkehr innerhalb von drei Monaten bleiben Zugang und Daten nach den veröffentlichten FAQ erhalten; danach kann die Löschung erfolgen.
Was passiert bei Versetzung oder Abordnung?
Bei einem Wechsel zwischen öffentlichen hessischen Schulen bleibt das Konto grundsätzlich bestehen. Ein Wechsel aus dem Schulbereich heraus kann zur Deaktivierung oder Löschung führen.
Warum wird meine Adresse aus meinem Vor- und Nachnamen gebildet?
Die Bildung personalisierter E-Mail-Adressen aus Personaldaten erfolgt auf Grundlage der geltenden beschäftigungsrechtlichen Datenschutzbestimmungen.
Darf meine Adresse im internen Adressbuch stehen?
Ja. Das interne Adressverzeichnis dient der dienstlichen Erreichbarkeit. Nach den veröffentlichten FAQ besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Entfernung aus dem internen Adressbuch.
Darf meine Adresse auf der Schulhomepage veröffentlicht werden?
Eine Veröffentlichung kann bei Aufgaben mit Außenwirkung oder im Unterricht zulässig sein, soweit keine entgegenstehenden schutzwürdigen Belange bestehen. Betroffene Personen sind zuvor zu informieren.